Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.
В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.
Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:
- кадровой службой организации
- либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.
Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Исключение из этого правила составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.
Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.
Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык РФ, то есть русский.
Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.
Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.
Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.
Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).
В записях не допускается сокращений слов.
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.
При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя.
В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.
Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: "Запись за таким-то номером недействительна".
После этого делается правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.
Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка".
В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".