Как ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами

12 сентября 2024 г. 13:25 Печать E-mail Архив

Автор: Александра Смаракова

По закону каждый работодатель должен ознакомить сотрудников с внутренними регламентами компании, то есть с локальными нормативными актами (ЛНА). И это не формальность, которую можно проигнорировать без последствий. Рассказываем, зачем ознакомлять сотрудников с ЛНА и как это сделать.

Что такое локальные нормативные акты

Это документы, которые определяют правила работы в компании. К локальным нормативным актам относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, штатное расписание, график отпусков. Все эти регламенты работодатель принимает самостоятельно, опираясь на действующее трудовое законодательство и в некоторых случаях на мнение профсоюза. Поэтому в разных организациях ЛНА будут отличаться друг от друга.

Локальные нормативные акты распространяются либо на всех работников, либо на отдельные категории. Они не должны ухудшать условия труда по сравнению с прописанными в Трудовом кодексе и других законах. Например, вы не можете указать в ЛНА, что у сотрудников есть только 20 дней отпуска в год: по закону их минимум 28. А вот предоставить дополнительные дни можно.

Почему важно ознакомить сотрудников с ЛНА

Работодатель обязан под подпись ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами (ст. 22 ТК) или с изменениями, которые в них вносятся. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора.

ЛНА, которые читают и подписывают сотрудники, должны быть непосредственно связаны с их работой. Например, с положением о ненормированном рабочем дне ознакомляют только тех, кто будет работать в таком режиме. Но некоторые локальные нормативные акты касаются всех сотрудников — обычно это те ЛНА, которые должны быть в компании обязательно. Среди них:

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК). Здесь устанавливаются режим труда и отдыха, порядок приема и увольнения сотрудников, меры поощрения и взыскания, а также другие трудовые нормы для компании.
Положение об обработке персональных данных (ст. 86 ТК). Определяет, какие данные может собирать работодатель, как он их защищает и какие права и обязанности здесь есть у работников.
Регламенты по системе оплаты труда (ст. 135 ТК). К ним относятся положения о премиях и компенсациях, индексации зарплат, ЛНА, устанавливающие размер окладов и ставок для разных должностей, и другие документы.
Положение об охране труда (ст. 214 ТК). Кроме него в компании должны быть инструкции по электробезопасности и пожарной безопасности.
Штатное расписание (ст. 15 ТК) и график отпусков (ст. 123 ТК). Штатное расписание определяет, какие должности есть в компании, сколько сотрудников должно быть в разных подразделениях и какие у них зарплаты. График отпусков устанавливает, с какой очередностью сотрудники уходят в отпуск в течение года.
Положение о коммерческой тайне (закон № 98-ФЗ). Определяет, что относится к коммерческой тайне и как защищается эта информация.

Если вы не ознакомите сотрудников с локальными нормативными актами, вы нарушите трудовое законодательство. У этого могут быть три основных последствия:

Административная ответственность. В ст. 5.27 КоАП за нарушение трудовых норм прописаны штрафы — от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 30 до 50 тысяч рублей для компаний. За повторные нарушения штрафы выше — 10−20 и 50−70 тысяч соответственно.
Уголовная ответственность. В основном она касается несчастных случаев на производстве. Если окажется, что пострадавший не был ознакомлен с техникой безопасности или правилами охраны труда, сотруднику, который за это отвечал, грозят штрафы до 400 тысяч рублей, принудительные работы до 5 лет или лишение свободы на такой же срок. Наказание зависит от того, сколько человек пострадали и какой вред здоровью был причинен.
Слабая позиция в суде. Это актуально при трудовых спорах. Например, если вы уволили сотрудника за неоднократное нарушение дисциплины, он может обратиться в суд и сказать, что не знал о правилах трудового распорядка. Чтобы доказать обратное, вам понадобится подпись сотрудника под этим документом.