Источник: ООО "Небо"

Работодатели каждый месяц заполняют табель учета рабочего времени, чтобы рассчитать зарплату и страховые взносы. Рассказываем, как заполнять этот документ и обязательно ли это делать.

Что такое табель учета рабочего времени

Это документ, где работодатели записывают историю взаимоотношений с сотрудником: сколько отработал, сколько был на больничном или в отпуске, когда пришел или ушел с рабочего места. Эти данные нужны, чтобы рассчитать зарплату или страховые взносы. 

Табель учета рабочего времени — обязательный документ для всех работодателей. Трудовая инспекция, ФНС или СФР могут запросить табель, чтобы проверить правильность расчетов зарплаты и взносов. Если организация не ведет табель,  то контролирующие органы могут выписать штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а должностное лицо может получить наказание до 5 000 рублей.

Документ хранят минимум 5 лет для большинства работников, а для вредного или опасного производства срок увеличен от 50 до 75 лет, чтобы была возможность подтвердить стаж или причину заболевания сотрудника.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

Формы для заполнения табеля учета рабочего времени

Госкомстат рекомендует использовать две формы для заполнения табеля: 

  • Т-12. Можно учитывать рабочее время и расчет зарплаты. Подходит для большинства организаций.

  • Т-13.  В форме ведут только учет рабочего времени. Подходит для работодателей, которые ведут учет рабочего времени отдельно от расчета зарплаты.

Фрагмент формы Т-12.

Компания имеет право составить собственную форму для табеля. Главное, чтобы в форме были обязательные реквизиты: название компании, ФИО работника, даты работы, коды деятельности, отработанные часы.

В табеле учета рабочего времени проставляются коды для вида работ. Полный список кодов прописан в постановлении Госкомстата, а самые распространенные выглядят так:

  • Я\01 — Работа в дневное время.

  • Н\02 — Работа в ночное время.

  • РВ\03 — Работа на выходных и праздниках.

  • С\04 — Сверхурочная работа.

  • ВМ\05 — Вахта. 

Работодатели самостоятельно решают, какой код использовать — буквенный или цифровой. 

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Предприниматели или кадровые сотрудники заполняют таль в конце каждого месяца. Для этого нужно заполнить все разделы:

  • Шапка. Укажите название компании, ФИО  и табельный номер сотрудника, название отдела. 

  • Строки каждого дня месяца. Пропишите коды для вида работ, количество отработанных часов и дни отсутствия.

  • Дополнительные данные. Если сотрудники работают по сменам или на вредном производстве, то вводят дополнительные коды. 

  • Итоги. Посчитайте итоговое количество часов или отсутствия на рабочем месте.

После заполнения, табель подписывают ответственные сотрудники и руководители подразделений. 

Коротко для предпринимателя

Информация из табеля поможет в трудовых спорах, если надо доказать, сколько сотрудник реально отработал.

Табель учета рабочего времени — обязательный документ. Если его не вести, то можно получить штраф до 50 000 рублей.

Данные табеля используют для расчета зарплаты, страховых взносов, отпускных и больничного.